MEMO: issues with provincial booking system | NOTE: problèmes avec système de réservation provincial

The City has implemented additional contingency measures to address the excess appointments booked at community clinics due to provincial booking system scheduling issues.


Last week, a data entry error within the Province’s booking system last week which caused appointments at the Eva James Memorial Community Centre and the Ruddy Family YMCA-YWCA to be double booked on March 23, 24 and 25. The City does not have access to the back-end of this provincial system, so the error was only realized after the bookings were already made.


To address the issue, the City mobilized staff and opened a temporary clinic at the François Dupuis Recreation Centre in Orléans and expanded service at the Nepean Sportsplex to meet the increased demand caused by the double booking. Yesterday morning, many residents arrived at the Eva James Memorial Community Centre with duplicate appointments.


Attendance is exceeding the capacity at the vaccination clinic, so the City is offering voluntary shuttle buses to transport residents who were double-booked, and who have not had their appointment re-booked by the Province. The City has deployed buses to transport residents from the Eva James Memorial Community Centre and the Ruddy Family YMCA-YWCA to another vaccination site. Residents are not required to use the shuttle but still need to go to the Eva James Memorial Community Centre or Ruddy Family YMCA-YWCA first. COVID-19 protocols are in place to ensure passenger and driver safety, and wearing a mask is mandatory. Staff recognize that the current situation is not ideal for our seniors. Daily discussions with the Province are ongoing to identify and address any issues as quickly as possible and continue with our successful local roll-out of vaccinations.


The City continues to prioritize immunizing as many residents as possible. We want to assure all residents that the City will honour as many appointments as possible. If you have not received a phone call or email to re-schedule your appointment, please proceed to your appointment as planned.


The City is aware of ongoing province-wide issues with the provincial booking system and is providing feedback from residents to the Province as they work to resolve the issues as quickly as possible.


I'd like to acknowledge City staff who continue to go above and beyond to ensure the success of our COVID-19 vaccination program. We encourage residents to continue to refer to City of Ottawa and Ottawa Public Health communications for the latest information.


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la Ville a mis en oeuvre des mesures d’urgence supplémentaires pour régler le problème des rendez-vous excédentaires réservés aux cliniques communautaires en raison de problèmes d’horaire du système provincial de réservation.


La semaine dernier, une erreur de saisie de données dans le système de réservation de la province a fait en sorte que les rendez-vous au Centre commémoratif Eva-James et au YMCA-YWCA de la famille Ruddy ont été réservés en double les 23, 24 et 25 mars. La Ville n’a pas accès aux composants informatiques de ce système provincial, de sorte que l’erreur n’a été constatée qu’une fois les réservations faites.


Pour régler le problème, la Ville a mobilisé le personnel et ouvert une clinique temporaire au Centre récréatif François-Dupuis à Orléans et a élargi le service au Sportsplex de Nepean pour répondre à la demande accrue causée par les réservations en double.


Hier, de nombreux résidents sont arrivés au Centre commémoratif Eva-James avec des rendez-vous en double. Le nombre de personnes dépasse la capacité de la clinique de vaccination. Ainsi, la Ville offre des navettes pour transporter les résidents qui ont des réservations en double et qui n’ont pas reçu de nouveau rendez-vous avec le système provincial. La Ville a mis des autobus à la disposition des résidents pour les transporter du Centre commémoratif Eva-James et du YMCA-YWCA de la famille Ruddy vers un autre site de vaccination. Les résidents ne sont pas tenus d’utiliser la navette, mais ils doivent d’abord se rendre au Centre commémoratif Eva-James ou au YMCA-YWCA de la famille Ruddy. Des protocoles contre la COVID-19 sont en place pour assurer la sécurité des passagers et du conducteur, et le port d’un masque est obligatoire. Le personnel reconnaît que la situation actuelle n’est pas idéale pour nos aînés. Des discussions quotidiennes avec les représentants de la province sont en cours afin de déterminer et de régler tous les problèmes le plus rapidement possible et de poursuivre notre déploiement local réussi de vaccins.


La Ville continue de donner la priorité à la vaccination du plus grand nombre possible de résidents. Nous tenons à assurer à tous les résidents que la Ville répond au plus grand nombre de rendez-vous possible. Si vous n’avez pas reçu d’appel téléphonique ou de courriel vous demandant de reporter votre rendez-vous, veuillez vous y présenter comme prévu.


La Ville est consciente des problèmes en cours que le système provincial de réservation rencontre actuellement à l’échelle de la province. Aussi, la Ville offre la rétroaction des résidents à la Province alors qu’elle travaille pour résoudre les problèmes le plus rapidement possible.


Je tiens à remercier notre personnel qui continue de se dépasser pour assurer le succès de notre programme de vaccination contre la COVID-19. Nous encourageons les résidents à continuer de consulter les communications de la Ville d’Ottawa et de Santé publique Ottawa pour obtenir les renseignements les plus récents.

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